Leitfaden für Eigentümergemeinschaften
WEG-Verwaltung: Aufgaben, Pflichten, Kosten, Auswahl
Was ist eine WEG-Verwaltung?
Eine WEG-Verwaltung verwaltet das Gemeinschaftseigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Sie ist nicht zu verwechseln mit der Mietverwaltung, die ein einzelner Vermieter für sein Sondereigentum beauftragt — viele Verwaltungen bieten beides an, die Rechtsgrundlagen sind aber unterschiedlich.
Die WEG-Verwaltung handelt im Auftrag der gesamten Gemeinschaft auf Grundlage des Verwaltervertrags und der gefassten Beschlüsse. Sie ist seit der WEG-Reform 2020 nach § 9b WEG gesetzliche Vertreterin der Gemeinschaft gegenüber Dritten — eine Stärkung der Verwalterposition, die früher umstritten war.
Aufgaben nach § 27 WEG
Der Verwalter trifft nach § 27 Abs. 1 WEG die Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung, die einer Verzögerung nicht zumutbar wären oder eine untergeordnete Bedeutung haben oder zu denen er durch Beschluss befugt ist. In der Praxis fallen darunter acht Kernbereiche:
Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung
Erstellung nach § 28 WEG inkl. Vermögensbericht. Plausibilitätsprüfung vor Versammlungs-Versand.
Vorbereitung und Durchführung der Eigentümerversammlung
Einberufung mit Tagesordnung (drei Wochen Frist), Beschlussvorlagen, Protokollierung, Versand des Protokolls.
Beschluss-Sammlung
Fortlaufende Pflege nach § 24 Abs. 7 WEG, mit Datum, Beschluss-Nr., genauem Wortlaut und Bezug zur Versammlung.
Hausgeld und Mahnwesen
Monatlicher Einzug per SEPA-Lastschrift, Überwachung der Eingänge, gestaffeltes Mahnwesen mit Beirat-Abstimmung.
Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums
Beauftragung und Überwachung von Reparaturen, Wartungen, Notdienst-Einsätzen im Rahmen der Beschlüsse.
Bankkonto-Führung und Liquiditätsplanung
Treuhandkonto, Trennung von Gemeinschafts- und Verwaltervermögen, Liquiditätsplanung für absehbare Maßnahmen.
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
Heizkostenverordnung, BetrKV, Verkehrssicherungspflichten, Datenschutz, steuerliche Meldepflichten.
Vertretung der Gemeinschaft nach außen
Beauftragung von Handwerkern, Korrespondenz mit Behörden, Vertretung gegenüber Mietern in der Mietverwaltung der Eigentümer.
Verwaltungsbeirat: Rolle und Befugnisse
Der Verwaltungsbeirat nach § 29 WEG ist das Bindeglied zwischen Gemeinschaft und Verwalter. Er besteht aus einem oder mehreren Eigentümern, die unentgeltlich tätig werden (Aufwandsersatz möglich).
Seine wichtigste Pflicht ist die Vorprüfung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung — der Beirat empfiehlt der Versammlung die Beschlussfassung oder weist auf Korrekturbedarf hin. Mit digitaler Belegprüfung reduziert sich der Zeitaufwand dafür von typischerweise einem Halbtag auf etwa zwei Stunden pro Wirtschaftsjahr.
Wichtig: Der Beirat hat keine Weisungsbefugnis gegenüber dem Verwalter. Er kann Entscheidungen vorbereiten und kontrollieren, aber nicht selbst treffen — das ist Sache der Gemeinschaft durch Beschluss.
Eigentümerversammlung und Beschlüsse
Die Eigentümerversammlung ist das oberste Entscheidungsorgan der WEG. Sie tagt mindestens einmal jährlich. Seit der WEG-Reform 2020 sind virtuelle und hybride Versammlungen möglich (§ 23 Abs. 1 Satz 2 WEG); die Versammlung ist beschlussfähig, unabhängig vom Anteil der anwesenden Eigentümer.
| Aufgabe | Klassisch | Digital |
|---|---|---|
| Einberufung | Brief per Post an alle Eigentümer, drei Wochen Vorlauf. | Digital im Portal mit Lesebestätigung, parallel Papier-Post für Eigentümer ohne Portal-Nutzung. |
| Teilnahme | Anwesenheit vor Ort. Eigentümer mit Wohnsitz im Ausland reisen an oder erteilen Vollmacht. | Hybrid: Präsenz plus Live-Übertragung mit interaktiver Abstimmung. Vollmacht bleibt möglich. |
| Beschluss-Sammlung | Aktenordner beim Verwalter, Eigentümer fordern Einsicht schriftlich an. | Im Portal jederzeit abrufbar, mit Volltextsuche und Verknüpfung zur ursprünglichen Versammlung. |
| Belegprüfung durch Beirat | Termin in der Verwalter-Geschäftsstelle, Aktenordner durchgehen, Notizen auf Papier. | Belege im Portal sortiert nach Konto und Monat, Fragen direkt am Beleg, Verwalter antwortet im selben Faden. |
Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst (§ 25 Abs. 1 WEG), sofern Gesetz oder Gemeinschaftsordnung nichts anderes vorsehen. Bauliche Veränderungen erfordern seit der Reform 2020 nur noch eine einfache Mehrheit, statt zuvor allstimmiger Zustimmung (§ 20 WEG).
Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan
Beide Dokumente regelt § 28 WEG. Der Wirtschaftsplan ist die Vorausschau für das kommende Wirtschaftsjahr und Grundlage der monatlichen Hausgeldzahlungen. Die Jahresabrechnung ist der Rückblick: Sie stellt tatsächliche Einnahmen und Ausgaben dar und ermittelt eine Abrechnungsspitze (Nachzahlung oder Erstattung) pro Eigentümer.
Seit der WEG-Reform 2020 ist nach § 28 Abs. 2 WEG zusätzlich ein Vermögensbericht zu erstellen. Er zeigt den Stand der Rücklagen, die Bankguthaben und die offenen Forderungen zum Stichtag — ein Trust-Mittel, das das Beirats-Pflichtblatt der Vor-Reform-Zeit ersetzt.
Die Frist zur Erstellung beider Dokumente bemisst sich an der nächsten Eigentümerversammlung — in der Praxis sollte der Verwalter innerhalb von drei bis sechs Monaten nach Geschäftsjahresende fertig sein.
Was kostet eine WEG-Verwaltung?
Die Verwaltervergütung wird typischerweise pro Einheit und Monat berechnet. Wer mehr Einheiten verwaltet, profitiert von einer leichten Degression — Vesalo bietet diese im Standardtarif schon ab 50 Einheiten an.
Vesalo
ab 22,90 €
pro Einheit und Monat, zzgl. USt.
Marktdurchschnitt
25–35 €
pro Einheit und Monat, Region Rhein-Main
Sondereigentum
+ 8–12 €
pro Wohnung und Monat, falls beauftragt
Sonderleistungen wie die Begleitung größerer Sanierungen, außerordentliche Versammlungen oder Sonderumlagen werden separat ausgewiesen. Die vollständige Aufstellung findet sich auf der Preise-Seite.
Verwalter wechseln: Ablauf und Fristen
Ein Wechsel der Hausverwaltung ist kein Tabu — er ist die normale Konsequenz, wenn Leistung oder Kommunikation nicht stimmen. Der Ablauf in fünf Schritten:
- 1
Beirat einbinden
Beirat sammelt Angebote von zwei bis drei in Frage kommenden Verwaltungen, vergleicht Leistung und Preis.
- 2
Eigentümerversammlung einberufen
Tagesordnung mit zwei Beschlussvorlagen: Abberufung des aktuellen Verwalters und Bestellung des neuen Verwalters. Einberufungsfrist mindestens drei Wochen (§ 24 Abs. 4 WEG).
- 3
Beschluss fassen
Beide Beschlüsse mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG, soweit Gemeinschaftsordnung nichts anderes vorsieht).
- 4
Datenübergabe
Altverwalter übergibt Unterlagen, Bankvollmachten und laufende Vorgänge. Bei Vesalo-Onboarding: zwei bis vier Wochen, je nach Datenqualität des Altverwalters.
- 5
Erste Versammlung mit neuem Verwalter
Übergabe-Status-Report, Klärung offener Punkte. Wir empfehlen eine kurze Außerordentliche Versammlung sechs bis acht Wochen nach Übernahme.
Der Verwaltervertrag läuft maximal fünf Jahre (§ 26 Abs. 1 Satz 2 WEG), bei Erstbestellung nach Begründung der Wohnungseigentümergemeinschaft maximal drei Jahre. Eine ordentliche Kündigung vor Ablauf ist meist ausgeschlossen; die Abberufung durch Beschluss bleibt jederzeit möglich.
WEG-Verwaltung durch Vesalo
Vesalo arbeitet vollständig digital. Jede WEG erhält einen persönlichen Ansprechpartner — keine anonyme Ticket-Adresse, keine Warteschleife. Eigentümer und Beirat haben jederzeit Zugriff auf:
- Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung mit Detail-Drilldown bis zum einzelnen Beleg
- Beschluss-Sammlung mit Volltextsuche, Datums- und Themenfilter
- Aktuelle Bankkonto-Salden des Treuhandkontos der Gemeinschaft
- Vermögensbericht nach § 28 Abs. 2 WEG, jederzeit als PDF herunterladbar
- Hybride und virtuelle Eigentümerversammlung mit digitaler Abstimmung
- Anfragen direkt am Beleg — Verwalter antwortet im selben Faden, nachvollziehbar dokumentiert
Häufige Fragen
Was kostet eine WEG-Verwaltung pro Einheit?
WEG-Verwaltung beginnt bei Vesalo ab 22,90 € pro Einheit und Monat zzgl. USt. Der Marktdurchschnitt in der Region Rhein-Main liegt nach unserer Recherche bei 25 € bis 35 € pro Einheit und Monat. Aufpreise gelten typischerweise für Sondereigentumsverwaltung, Sonderumlagen und die Begleitung größerer Bauvorhaben.
Welche Aufgaben hat eine WEG-Verwaltung nach § 27 WEG?
§ 27 Abs. 1 WEG verpflichtet den Verwalter, die Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen, die einer Verzögerung nicht zumutbar wären oder eine untergeordnete Bedeutung haben oder zu denen er nach Beschluss befugt ist. Konkret umfasst das insbesondere die Erstellung von Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung (§ 28 WEG), die Vorbereitung und Durchführung von Beschlüssen, die Führung der Beschluss-Sammlung sowie die Abrechnung gegenüber Eigentümern und Banken.
Was macht der Verwaltungsbeirat?
Der Verwaltungsbeirat (§ 29 WEG) unterstützt den Verwalter, prüft Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung vor der Beschlussfassung in der Eigentümerversammlung und gibt eine Empfehlung ab. Der Beirat ist nicht weisungsbefugt gegenüber dem Verwalter, hat aber Einsichts- und Kontrollrechte. Mindestens ein Mitglied ist Pflicht, drei bis fünf üblich.
Sind virtuelle Eigentümerversammlungen seit der WEG-Reform 2020 zulässig?
Ja. § 23 Abs. 1 Satz 2 WEG erlaubt die Online-Teilnahme an Eigentümerversammlungen, wenn die Eigentümer das beschließen. Hybride Versammlungen (Präsenz plus Online) sind die häufigste Variante; rein virtuelle Versammlungen sind ebenfalls möglich, erfordern aber sichere Identifikation der Teilnehmer und einen technisch belastbaren Übertragungsweg.
Was ist eine Jahresabrechnung und wie unterscheidet sie sich vom Wirtschaftsplan?
Der Wirtschaftsplan ist die Vorschau auf das kommende Wirtschaftsjahr — er bildet die Grundlage für die monatlichen Hausgeldzahlungen. Die Jahresabrechnung ist der Rückblick: Sie weist tatsächliche Einnahmen und Ausgaben aus und führt zu einer Nachzahlung oder Erstattung pro Eigentümer. Beide werden vom Verwalter erstellt und in der Eigentümerversammlung beschlossen (§ 28 WEG).
Was ist die Beschluss-Sammlung?
Die Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG enthält alle in Eigentümerversammlungen gefassten Beschlüsse fortlaufend nummeriert, datiert und mit dem genauen Wortlaut. Der Verwalter ist verpflichtet, sie aktuell zu halten; jeder Eigentümer hat ein Einsichtsrecht. Bei Vesalo ist die Sammlung im Portal jederzeit abrufbar.
Wie wechseln wir die Verwaltung?
Die Bestellung des Verwalters läuft per Beschluss in der Eigentümerversammlung (§ 26 WEG, einfache Mehrheit). Die Abberufung ebenfalls — der Beschluss kann den Vertrag mit einer Frist beenden. Der neue Verwalter wird im selben Beschluss bestellt oder in einer Folgeversammlung. Datenübergabe vom Altverwalter ist gesetzlich geschuldet; in der Praxis lohnt eine Mediation oder ein Anwalt, wenn der Altverwalter blockiert.
Was bedeutet zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG?
Seit Dezember 2023 dürfen sich nur noch Verwalter „zertifizierter Verwalter“ nennen, die eine IHK-Prüfung bestanden haben — Wohnungseigentümer können seit diesem Stichtag verlangen, einen zertifizierten Verwalter zu bestellen (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Für bestehende Bestellungen vor Dezember 2023 gilt ein Übergangsschutz. Vesalo bereitet die Zertifizierung aktuell vor; bis dahin arbeiten wir nach denselben Qualitätsstandards und legen die Prüfungsunterlagen auf Anfrage offen.
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