Leitfaden für Vermieter
Mietverwaltung: Aufgaben, Pflichten, Kosten für Vermieter
Was ist Mietverwaltung?
Mietverwaltung bezeichnet die professionelle Verwaltung von Mietobjekten im Auftrag des Eigentümers. Sie umfasst alle laufenden Pflichten aus dem Mietverhältnis — vom monatlichen Mieteinzug über die jährliche Nebenkostenabrechnung bis zur Bearbeitung von Schäden und Mieterwechseln.
Rechtsgrundlage ist das BGB (insbesondere §§ 535 ff. zum Mietvertragsrecht). Dazu kommen die Betriebskostenverordnung (BetrKV) für umlagefähige Nebenkosten, die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) für die verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung und das Wirtschaftsstrafgesetz für Mietpreis-Obergrenzen (§§ 5, 6 WiStG, Mietpreisbremse-Regelungen).
Die Mietverwaltung handelt im Namen und Auftrag des Vermieters. Sie ist nicht Vertragspartner des Mieters — alle Verträge laufen weiter über den Eigentümer. Das macht die genaue Abstimmung zwischen Vermieter und Verwalter wichtig, insbesondere bei Entscheidungen mit dauerhaften Folgen (Kündigung, Mieterhöhung, Investitionen).
Welche Leistungen sind enthalten?
Der Standard-Leistungsumfang einer professionellen Mietverwaltung umfasst sechs Kernbereiche:
Mieteinzug und Buchhaltung
SEPA-Lastschrifteinzug, Überwachung der Eingänge, monatliche Auswertung pro Objekt.
Nebenkostenabrechnung
Erstellung nach BetrKV und HeizkostenV, fristgerechter Versand, Bearbeitung von Einwendungen.
Mieterkommunikation
Vertragsthemen, Hausordnung, Sonderwünsche, Beschwerden — schriftlich und telefonisch.
Schaden- und Reparaturmanagement
Tickets, Handwerker-Beauftragung im Rahmen des Vollmachts-Budgets, Rechnungsprüfung.
Wohnungsübergaben
Ein- und Auszug mit Protokoll, Schlüssel-Übergabe, Kautionsabrechnung. Auf Wunsch vor Ort.
Mietvertragsmanagement
Neue Mietverträge, Anpassungen, Kündigungen, Untervermietung, Mietspiegelprüfung.
Nicht im Standardumfang sind typischerweise: Maklertätigkeit für die Neuvermietung (separate Abrechnung), umfangreiche Sanierungsbegleitung (Bauträger-Vergabe ist Sondervertrag) und steuerliche Beratung (bleibt Sache des Steuerberaters; Vesalo liefert die DATEV-Datei).
Nebenkostenabrechnung nach BetrKV
Die Nebenkostenabrechnung ist neben dem Mietvertrag der häufigste Streitpunkt im Mietverhältnis. Vier formale Anforderungen sind zwingend:
- Nur die in § 2 BetrKV gelisteten 16 Kostenarten dürfen umgelegt werden — andere Kosten (z. B. Verwaltungsentgelt, Reparaturen) gehen zu Lasten des Vermieters.
- Die Abrechnung muss innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Versäumt der Vermieter die Frist, ist eine Nachforderung ausgeschlossen.
- Der Umlageschlüssel (Wohnfläche, Personenzahl, Verbrauch) muss im Mietvertrag stehen oder gesetzlich vorgegeben sein (§ 556a BGB).
- Heizkosten unterliegen der HeizkostenV: mindestens 50 % verbrauchsabhängig, höchstens 70 %. Bei Vorerfassung mit Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler.
Vesalo erstellt Nebenkostenabrechnungen vollautomatisch aus der laufenden Buchhaltung. Heizkosten-Daten aus dem Ablesedienst werden direkt importiert. Jede Abrechnung wird vor Versand manuell auf Plausibilität geprüft — Maschinen sind gut im Rechnen, Menschen sind besser im Erkennen von „falscher Antwort".
Mieterhöhung: Rechte und Verfahren
Drei Arten der Mieterhöhung sind im deutschen Mietrecht zulässig:
- Mieterhöhung bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete (§ 558 BGB): Erhöhung in Textform, begründet mit Mietspiegel, drei Vergleichswohnungen oder Sachverständigengutachten. Sperrfrist 15 Monate seit letzter Erhöhung; Kappungsgrenze 20 % in drei Jahren (in vielen Großstädten 15 %).
- Modernisierungsmieterhöhung (§ 559 BGB): Acht Prozent der aufgewendeten Modernisierungskosten dürfen jährlich auf die Miete umgelegt werden. Modernisierung muss angekündigt werden, Mieter haben Härtefall-Einwendungsrechte.
- Staffel- und Indexmiete (§§ 557a, 557b BGB): Bereits im Mietvertrag vereinbarte Steigerung — Staffelmiete mit festen Stufen, Indexmiete an den Verbraucherpreisindex gekoppelt.
Mietpreisbremse (§ 556d BGB) gilt in vielen Großstädten — bei Neuvermietung darf die Miete höchstens zehn Prozent über der ortsüblichen Vergleichsmiete liegen. Vesalo prüft das vor jeder Neuvermietung und dokumentiert die Begründung im Mietvertrag.
Kaution: Annahme, Anlage, Rückzahlung
Die Kaution ist nach § 551 BGB streng reguliert:
- Höchstgrenze drei Monats-Nettokaltmieten (§ 551 Abs. 1 BGB).
- Anlage getrennt vom Vermietervermögen, mit gesetzlicher Verzinsung (§ 551 Abs. 3 BGB).
- Rückzahlung nach Mietende, abzüglich berechtigter Forderungen. Angemessene Überlegungsfrist (typisch drei bis sechs Monate für die Nebenkostenabrechnung).
- Bei Mietkautionsbürgschaft (statt Sparbuch): Bürgschaft prüfen, Bestand dokumentieren, Rückgabe der Bürgschaftsurkunde bei Auszug.
Mahnwesen und Mietausfälle
Mietrückstände müssen strukturiert bearbeitet werden — sowohl aus rechtlichen Gründen (Dokumentation für spätere Kündigung) als auch aus Liquiditätsgründen für den Vermieter. Vesalo nutzt ein dreistufiges Verfahren:
Stufe 1 — Freundliche Erinnerung
10 Tage nach Fälligkeit. Hinweis auf möglicherweise vergessene Überweisung. Kein Mahngebühr.
Stufe 2 — Erste Mahnung
20 Tage nach Fälligkeit. Mahnschreiben mit Rückstandshöhe, Mahngebühr nach BGB.
Stufe 3 — Letzte Mahnung
30 Tage nach Fälligkeit. Hinweis auf mögliche fristlose Kündigung nach § 543 Abs. 2 Nr. 3 BGB bei zwei nicht gezahlten Monatsmieten. Mit dem Vermieter abgestimmt.
Gerichtliche Schritte (Räumungsklage, Zwangsvollstreckung) sind nicht im Standardumfang. Wir empfehlen einen Mietrechtsanwalt und unterstützen mit allen erforderlichen Unterlagen aus dem Portal.
Was kostet eine Mietverwaltung?
Die Vergütung in der Mietverwaltung ist transparent kalkulierbar. Vesalo arbeitet mit Festpreisen pro Einheit:
| Leistung | Preis |
|---|---|
| Grundgebühr Mietverwaltung | 24,90 € / Einheit / Monat |
| Garagen / Stellplätze | 5–10 € / Stk. / Monat |
| Sondereigentum (zusätzlich zur WEG-Verwaltung) | 8–12 € / Wohnung / Monat |
| Wohnungsübergabe vor Ort | 150–250 € einmalig |
| Mieterhöhungs-Verfahren | im Tarif enthalten |
| Mahnverfahren / Räumungsklage-Begleitung | nach Aufwand, vorab abgestimmt |
Alle Preise zzgl. USt. Vollständige Tarifübersicht auf der Preise-Seite.
Mietverwaltung durch Vesalo
Vesalo verwaltet Mietobjekte ab einer einzigen Einheit. Der Onboarding-Prozess dauert zwei bis vier Wochen — der konkrete Aufwand hängt davon ab, ob Sie bereits einen Vorverwalter haben und wie strukturiert dessen Datenbestand ist.
Im laufenden Betrieb haben Sie als Vermieter Zugriff auf:
- Live-Übersicht der Mieteingänge und offenen Forderungen pro Objekt
- Belege und Verträge im Portal, mit Volltextsuche
- Nebenkostenabrechnungen jeder Wohnung mit Detail-Drilldown
- Mieter-Stammdaten, Mietverträge mit Versionierung
- DATEV-Export für Ihren Steuerberater, monatlich oder auf Abruf
- Push-Benachrichtigungen bei kritischen Ereignissen (Mietausfall, größerer Schaden)
Häufige Fragen
Was unterscheidet Mietverwaltung von WEG-Verwaltung?
Die Mietverwaltung kümmert sich um das Verhältnis zwischen Vermieter und Mieter — Mietverträge, Mieteingänge, Nebenkostenabrechnung, Schadensbearbeitung. Die WEG-Verwaltung verwaltet das Gemeinschaftseigentum einer Eigentümergemeinschaft (Hausgeld, Versammlungen, Jahresabrechnung). Wer eine Eigentumswohnung vermietet, hat in der Regel beides: die WEG-Verwaltung über die Gemeinschaft und eine eigene Mietverwaltung (oder verwaltet selbst).
Was kostet eine Mietverwaltung pro Einheit?
Vesalo startet bei 24,90 € pro Einheit und Monat zzgl. USt. Der Marktdurchschnitt in der Region Rhein-Main liegt bei 25 € bis 35 €. Aufpreise sind typisch für Garagen, Stellplätze als separate Einheiten (5–10 €) oder Sondereigentum (8–12 €).
Wie läuft eine Nebenkostenabrechnung nach BetrKV?
Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) zählt in § 2 sechzehn Kostenarten auf, die als Nebenkosten umgelegt werden dürfen. Die Abrechnung muss innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter sein (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB) — sonst ist eine Nachforderung ausgeschlossen. Heizkosten unterliegen zusätzlich der Heizkostenverordnung mit verbrauchsabhängiger Abrechnung.
Welche Fristen muss der Vermieter bei Mieterhöhung einhalten?
Bei der Mieterhöhung bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete (§ 558 BGB) muss die letzte Mietanpassung 15 Monate zurückliegen, das Erhöhungsverlangen muss in Textform begründet sein (Mietspiegel, drei Vergleichswohnungen oder Sachverständigengutachten). Zustimmungsfrist für den Mieter: zwei Monate. Bei Modernisierungsmieterhöhung (§ 559 BGB) gelten andere Regeln.
Wo muss ich die Kaution anlegen?
Nach § 551 Abs. 3 BGB ist die Kaution getrennt vom Vermietervermögen anzulegen — typischerweise auf einem Sparbuch oder Mietkautionskonto mit der gesetzlichen Verzinsung. Höchstgrenze: drei Monatskaltmieten (§ 551 Abs. 1 BGB). Bei Vesalo richten wir das Kautionskonto bei einer deutschen Bank ein, dokumentieren die Anlage im Portal und übergeben das Sparbuch nach Mietende.
Was passiert bei Mietausfall?
Vesalo arbeitet mit einem dreistufigen Mahnwesen: freundliche Erinnerung (10 Tage), erste Mahnung (20 Tage), formelle Mahnung mit Hinweis auf Kündigung (30 Tage). Bei zwei nicht gezahlten Mieten ist die fristlose Kündigung nach § 543 Abs. 2 Nr. 3 BGB möglich. Jede Mahnstufe wird mit dem Vermieter abgestimmt — wir entscheiden nicht ohne Rücksprache über Kündigungen oder gerichtliche Schritte.
Wer haftet bei Fehlern in der Nebenkostenabrechnung?
Die Mietverwaltung haftet gegenüber dem Vermieter für die ordnungsgemäße Erstellung der Abrechnung. Gegenüber dem Mieter haftet immer der Vermieter — sie ist der Vertragspartner. Vesalo prüft jede Abrechnung manuell vor Versand; die Vermögensschadenhaftpflicht deckt Bearbeitungsfehler ab.
Kann ich als Einzelvermieter mit nur einer Wohnung Vesalo beauftragen?
Ja. Wir verwalten Mietobjekte ab einer einzigen Einheit. Gerade für berufstätige Vermieter mit einer oder zwei Wohnungen lohnt die Delegation — die Bearbeitungszeit für eine Nebenkostenabrechnung allein beträgt typischerweise vier bis acht Stunden, plus jährlicher Mieterkommunikation und Schadensbearbeitung.
Verwandte Themen
Mietverwaltung delegieren?
Wir analysieren Ihre Vermietungssituation, prüfen den Aufwand und zeigen Ihnen, wie Sie im Vermieter-Portal jederzeit den Überblick behalten. Ohne Vertrag, ohne Verpflichtung.